Llevar las finanzas de una empresa no es nada fácil. Si llegamos a tener problemas para manejar incluso las de nuestra propia casa, ¿Cómo no se nos va a hacer arduo tener un control sobre las finanzas de toda una compañía? Por supuesto, alguien organizado siempre puede tener controladas las finanzas propias y las de su compañía, pero las últimas siempre van a requerir una cantidad de trabajo difícil y extenuante, especialmente si la empresa es grande.
Sin embargo, con la tecnología actual podemos tener un importante apoyo para llevar las finanzas de forma mucho más sencilla y cómoda. Debido a que su capacidad de procesamiento está muy por encima de la nuestra, las computadoras y máquinas similares pueden echarnos una mano a la hora de organizar nuestra empresa. Con ese fin, existen gran cantidad de aplicaciones y herramientas que facilitan controlar las finanzas de una empresa.
Hoy estamos aquí para hablarte de una de las más útiles de estas herramientas, una herramienta de software específicamente creada para que controlar el aspecto financiero de tu empresa sea mucho más llevadero y cómodo. Te estamos hablando de los Sistemas de Información Ejecutiva, también conocidos por sus siglas en inglés como EIS (Executionable Informious System), además de también ser conocidos como Sistemas de Información para Ejecutivos.
Si estás interesado en adquirir un EIS, para hacer de las finanzas de tu empresa algo más cómodo, te recomendamos que sigas leyendo. En este artículo nos aseguraremos de brindarte toda la información que necesites para comprender los EIS.
¿Qué es un sistema de información ejecutiva?
Iniciando por lo básico, podemos decir que los Sistemas de Información Ejecutiva son programas y herramientas, cuya finalidad es facilitar a los gerentes de las compañías una forma más sencilla de dirigir el aspecto financiero de una empresa. El EIS se encarga de mostrar toda la información de este aspecto relacionada con la compañía, de tal forma que el gerente tenga un acceso simplificado y cómodo a esta información.
El propósito de ello es agilizar la toma de decisiones, ya que permite vislumbrar el panorama empresarial de tal forma que el empresario sabe de antemano con qué recursos cuenta, y el estado en que se encuentran. Incluso, pueden llegar a dar alarmas que avisen al empresario de que ciertos valores han caído por debajo de lo usual. En términos simples, un sistema de información ejecutiva es una herramienta que permite ver el estado actual de las finanzas.
Si nos ponemos más técnicos, entonces podríamos decir que la función principal de un EIS es proporcionar query & reporting, o sea, informes y listados concernientes a las distintas áreas que componen la compañía, presentándolas de manera consolidada, con la finalidad de ejecutar con facilidad monitoreos de la empresa, o de una unidad en particular perteneciente a la misma.
Muchas empresas hacen uso de EIS para controlar la parte financiera de su empresa, ya que les ayudan a mantener un mayor control sobre el estado de las cuentas de las empresas. Si tienes interés en adquirir un sistema de información ejecutiva para tu empresa, antes de hacerte con él, asegúrate de que posea las siguientes características.
Características de los sistemas de información ejecutiva.
Para cumplir su función correctamente (mantener informado acerca del estado de las finanzas de forma eficiente), un sistema de información ejecutiva debe reunir las siguientes características
Una buena interfaz gráfica
En el mundo de la computación el aspecto visual es muy importante, y en este tema en específico lo es más, ya que, como dijimos, el EIS tiene que ser relativamente fácil de manejar. Por eso el aspecto gráfico es muy importante. No tiene que ser bonito o bien pintado, simplemente tiene que ser eficaz e intuitivo: eso facilitará mucho su uso.
Sistema de Alarmas
A menudo también llamadas semáforos, el papel de las alarmas es advertir al usuario en el momento en que un valor irregular se presenta durante el monitoreo. Si cierto valor cae demasiado bajo, la alarma se encargará de hacérselo saber al usuario. El usuario programa las alarmas para que den el aviso correspondiente a ciertos valores en específico.
En otras palabras, designa valores de tolerancia, y en caso de que estos valores sean sobrepasados, de una forma u otra, mostrará un indicador que le informe al usuario que debe poner atención al problema. Otro rol importante que cubren las alarmas es que son las encargadas de dar el aviso en cuanto surge un error en la unidad que monitorea.
Interfaz de control
También denominada tablero de control, la interfaz de control es la pantalla en la que se nos mostrarán los resultados de monitoreo; la herramienta que nos mostrará el estado actual de las finanzas de nuestra empresa. Desde aquí podrás monitorear tu empresa al completo, o por partes.
Podrás monitorearla poniendo ciertos indicadores de tu preferencia, lo que te permitirá un mayor grado de control sobre lo que realmente te interesa. Además, a la hora de monitorear podrás implementar ciertas metodologías especializadas, tales como la Balanced Scorecard, la cual se enfoca en mostrarte el grado de salud corporativa.
DSS (Sistemas de Soporte de la Decisión)
DSS es la abreviatura inglesa de ¨Decision Support System¨ lo cual se traduce como ¨Sistema de Soporte de Decisión¨. Básicamente, los DSS son herramientas que te permiten hacer análisis de distintas variables en un negocio, con el fin de apoyar una decisión.
Su utilidad viene cuando a la hora de analizar los detalles de una métrica o indicador, ayudando al usuario a decidirse por una opción en concreto.
Integración de Herramientas con finalidad de Reporte y Consulta
Estas herramientas ofrecen un gran soporte a los sistemas de información ejecutiva, ya que permiten al usuario la posibilidad de hacer consultas y publicaciones con los datos recabados por el EIS.
Las herramientas de consulta y reporte ayudan a obtener información de manera más eficiente, y permiten hacer reportes basados en dato de una forma rápida y confiable, ahorrándole trabajo al usuario.